ビジネスメール返信プロンプト

このプロンプトでできること

受け取ったメールと返信の要点を入力すると、丁寧なビジネスメールの返信文を生成します。クレーム対応・依頼への返答・アポ調整など様々なシーンに対応できます。

プロンプト

以下の受信メールへの返信文を作成してください。

【受信メール】
{メール本文を貼り付け}

【返信で伝えたいこと】
{箇条書きで要点を入力}

【関係性・状況】
{例：取引先の担当者・初めてのやり取り・急ぎの件}

【トーン】
{例：丁寧・フォーマル / カジュアルすぎない程度に親しみやすく}

条件：
- 件名も含める
- 冗長にならず要点を明確に
- 文字数：200〜400字程度
```

出力例

入力例：取引先からの打ち合わせ日程調整メールへの返信

件名：Re: 打ち合わせ日程のご確認

〇〇株式会社 △△様

お世話になっております。
ご連絡いただきありがとうございます。

ご提示いただいた日程について確認いたしました。
以下の日時であれば参加可能です。

・5月15日（木）14:00〜15:00
・5月16日（金）10:00〜11:00

上記以外をご希望の場合は、改めてご調整いたします。
どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社〇〇 □□
```

カスタマイズ例

① クレーム対応：「謝罪→原因説明→対応策→再発防止の順で、誠意が伝わる文面で」に変更

② 断りメール：「依頼をお断りするが、今後の関係を損なわない丁寧な断り方で」と追加

③ 催促メール：「失礼にならない程度に、期限が迫っていることを自然に伝える文面で」と指定

使い方のコツ

• 「もっと簡潔に」「もっと丁寧に」と追加指示で調整できる
• 複数案を出させて雰囲気の異なるものを比較するとベストな表現を選びやすい
• 生成したメールは送信前に固有名詞・日付・数字を必ず確認する

よくある失敗と対策

失敗①「敬語が堅すぎてロボットみたいになる」
→ 対策：「丁寧だが人間味のある文体で。『〜でございます』は使わずに」と指定する

失敗②「要点が埋もれて伝わらない」
→ 対策：「一番伝えたいことを最初の2行で言い切る構成で」と指定する

失敗③「件名を変えずそのまま送ってしまう」
→ 対策：AIが生成した件名をそのまま使わず、自分で文脈に合う件名を確認・修正する