メール返信の下書きをAIで作る

このレシピでできること

ビジネスメールの下書きをAIに任せて、返信に使う時間を5〜10分から1〜2分に短縮します。敬語・件名・署名まで含めた文面を作成できます。

必要なもの

• ChatGPT または Claude（無料プランで可）
• 返信したいメール本文（コピペするだけ）

手順

Step 1: 元のメールをAIに貼る
返信したいメールの本文をそのままコピーしてAIに貼り付ける。

Step 2: 返信の方向性を一言で伝える
「承諾する」「断る」「確認する」「日程を調整する」など、どう返信したいかを一言添える。

Step 3: 文体・トーンを指定する
「丁寧な敬語で」「簡潔に3行以内で」「カジュアルすぎず堅すぎず」など文体を指定する。

Step 4: 仕上げる
生成された下書きの署名欄だけ自分の名前に書き直して送信する。固有名詞や数字だけ確認する。

実際の出力例

入力：「以下のメールに、来週の打ち合わせ日程を火曜14時か水曜11時で調整したいと返信して。丁寧な敬語で」

出力：

件名：Re: 打ち合わせ日程のご相談

〇〇様

お世話になっております。△△の□□でございます。

ご連絡いただきありがとうございます。
打ち合わせの日程につきまして、以下の日時でいかがでしょうか。

・来週火曜日（5/27）14:00〜
・来週水曜日（5/28）11:00〜

ご都合のよい方をお知らせいただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。

□□

カスタマイズ例

① 断りメール：「丁重にお断りして、今後の関係を壊さない表現で」と指定する

② 社内向け：「上司向けの簡潔な報告メールで。要点だけ3行で」とトーンを変える

③ 英語対応：「同じ内容を英語でも作って」と追加するだけでバイリンガル対応できる

よくある失敗と対策

失敗①「敬語が過剰で不自然」
→ 対策：「もう少しシンプルに。ビジネスカジュアルで」と再指示する

失敗②「AIが元メールの内容を誤解している」
→ 対策：「返信のポイントは〇〇だけ」と重要な点を明示してから生成させる

失敗③「毎回同じような文体になる」
→ 対策：プロンプトに「前回とは違う書き出しで」と一言加えるだけで変わる